領収書とレシートはどちらを出す？経費精算で見る違い

領収書やレシートを手に支払いの記録を確認する人のイメージ 暮らし・サービス
2026.09.08

領収書は代金を受け取ったことを示す書類、レシートはレジで購入内容などを印字した書類です。
レシートも、支払いを証明する領収書の役割を果たします。
会社の経費精算では、名前や紙の形より、必要な情報が載っているかと、勤務先の提出ルールを確認します。

たとえば、仕事用にノートとコピー用紙を買った場合です。
品目と金額の載ったレシートは、何を買ったかを確認する資料になります。
会社名入りの領収書を求められているなら、会計時にその宛名を伝えて発行を依頼します。
手元の書類がどの役割を果たすかで考えると、選びやすくなります。

領収書とレシートは、別の種類の証明なの？

呼び方よくある形・情報確認しやすいこと
領収書宛名・金額・日付・但し書き・発行者などどの人や会社宛てに、何の代金を受け取ったか
レシート店名・日時・商品名・数量・金額・支払い方法など何を、いくつ買い、いくら支払ったか
普段の呼び方で見る特徴。実際の記載内容は店舗によって変わります。

「領収書」は、手書きの横長の用紙だけを指す言葉ではありません。
レジで印刷したものや、電子データで発行したものもあります。
レシートに「領収書」と印字されていることもあり、呼び方と見た目だけで、使える・使えないを分けることはできません。

国税庁も、金銭の受領を証明する目的で交付するレシートを、印紙税の説明では受取書に含めています。
同じ紙でも、社内で支出を確認すること、税務で必要な記録を残すことなど、確認する目的によって要件が変わります。

複数のレシートと電卓を前に、書類を整理する人の手元
書類の日付・金額・内容と、申請する支出を照合します。写真は整理する場面のイメージです。

経費精算では、レシートのどこを見ればいい？

まず、支払い先・日付・金額・購入内容を確認します。
仕事用の文具なら、品名が分かるレシートと、業務で使った目的がつながることが大切です。
品名が略称になっている場合や、会食の参加者・目的まで読み取れない場合は、申請画面の備考欄など、会社で決められた場所へ補足します。

たとえば「取引先への説明資料を印刷するためのコピー用紙」と書けば、仕事との関係を説明できます。
私用の商品も一緒に買った場合は、仕事用の品目と申請額を分けます。
先に会計を分けておくと、申請額の照合もしやすくなります。

会社によって、宛名入り書類が必要な金額・費目、原本提出の要否、申請期限などは異なります。
精算システムや社内規程で提出書類を確認し、宛名が必要なら会計時に依頼します。
レシートを受け付ける会社では、購入明細をそのまま使える場合があります。

社内精算で受け付けられることと、税務上のすべての要件を満たすことは別に確認します。
税務で経費に当たるかは、実際の使い道や取引の条件も合わせて判断します。
判断が必要な支出は、用途の分かる資料を添えて経理担当者へ確認します。

宛名と但し書きは、どう頼めばいい？

宛名は、提出先が指定する会社名・屋号・氏名を正確に伝えます。
長い会社名や漢字がある場合は、正式表記を見せる方法も使えます。
「上様」では支払った人や会社が分かりにくいため、宛名が必要な場面では具体的な名称を依頼します。

但し書きは、何の代金なのかを示す欄です。
「文房具代」「書籍代」「会議室利用料」など、実際の購入・利用内容に合う表現で発行してもらいます。
「お品代」とまとめられていて明細が別にある場合は、その明細も対応する書類として残すと、内容を説明しやすくなります。

受け取ったら、日付・金額・宛名・内容をその場で確認します。
誤記や不足は発行元へ相談し、自分で金額や宛名を書き換える方法は取りません。
後日発行や再発行の可否、レシートとの引換えは、店舗の取扱いによって変わります。

インボイスとして使う場合も、名前より記載事項を見る

インボイス（適格請求書）は、消費税の仕入税額控除で使う、決められた事項を記載した書類やデータです。
仕入税額控除とは、売上にかかる消費税から、仕入れなどにかかる消費税を差し引く仕組みです。
社内の立替金の精算とは、確認している制度が違います。

適格請求書は、登録を受けた発行事業者が交付します。
領収書やレシートの形式でも、必要事項がそろえば対象になります。
通常の適格請求書では、発行者の名称・登録番号、取引日、取引内容、税率別の合計額と適用税率、税率別の消費税額等、受け取る事業者の名称を確認します。

小売業・飲食店業・タクシー業など、不特定多数を相手にする一定の事業では、適格簡易請求書という形式も使えます。
この形式では、受け取る事業者の氏名・名称を省略できます。
また、税率別の消費税額等と適用税率は、どちらか一方の記載で足ります。

確認項目適格請求書適格簡易請求書
受け取る事業者の名称記載する省略できる
適用税率・税率別の消費税額等両方を記載どちらか一方でよい
発行者の登録番号など必要必要
通常の適格請求書と適格簡易請求書の主な違い

たとえば、コンビニのレシートも、適格簡易請求書の要件を満たしていれば、宛名を追加せずに使えます。
登録番号、日付、品目と軽減税率の対象表示、税率別の合計額、適用税率または税額という必要事項を確かめます。
会社から宛名入り書類を指定されているときは、その社内ルールも別に確認します。

適格請求書等を用いた仕入税額控除には、原則として帳簿と書類等の保存が必要です。
取引や事業者の条件による特例・経過措置もあります。
個別の税額や適用可否は、保存した書類と取引内容をもとに経理担当者・税理士へ確認してください。

レシートと領収書が2枚あっても、同じ支払いは1回

会計後にレシートを受け取り、さらに宛名入り領収書も発行された場合、2枚は同じ取引を示しています。
たとえば、打ち合わせで1,100円を支払ったなら、手元の書類が2枚になっても、支払額は1,100円です。
両方を別の支出として精算へ登録しないようにします。

両方の情報が必要なら、同一会計であることが分かるようにまとめ、会社の指定方法で添付します。
明細確認用のレシートと、宛名確認用の領収書という関係を、申請のメモ欄に残す方法もあります。
書類の枚数より、支払いと申請が一対一で対応しているかを見ます。

収入印紙は、紙か電子か・支払い方法・金額で変わる

収入印紙は、一定の文書にかかる印紙税を納めるために使います。
営業上の売上代金を受け取ったことを証明する紙の書類では、記載金額が5万円未満なら非課税、5万円以上なら金額などに応じて課税されます。
レシートという名前でも、金銭の受取書に当たれば対象になります。

課税事業者が消費税額等を明確に区分した受取書では、印紙税の記載金額からその税額を除く扱いがあります。
金額が5万円前後なら、総額だけでなく記載方法と発行者の条件も関係します。
必要な印紙の貼付・消印は、文書を作成・交付する側が行います。

クレジットカード払いで、その旨を明記した領収書は、その場で金銭を受領した受取書には当たらず、印紙は不要です。
カード利用の記載がない場合や、現金も併用する場合は、文書の内容と受け取った金額を分けて確認します。
電子メールなどで電子データだけを交付する場合も、紙の課税文書の交付とは扱いが異なります。
発行者が別途、紙で交付する場合は、その紙について確認します。

保存と紛失時は、紙と電子を分けて考える

紙のレシートは、文字を読める状態で保管します。
感熱紙は熱や光で印字が薄くなることがあるため、直射日光や高温になる場所を避けます。
月別などにまとめ、仕事との関係が分かるメモも一緒に残すと、必要な書類を探しやすくなります。

PDFやメールなどで受け取った電子取引データは、税務上の保存義務の対象なら、電子のまま保存する必要があります。
印刷した紙の保管と、電子データ保存は区別します。
会社員は指定の精算システム・提出方法へ、個人事業主や法人の担当者は、改ざん防止・見読性・検索など、その保存方法に必要な要件に沿って保管します。

紙を撮影した画像で原本に代える場合も、社内手順やスキャナ保存の要件を確認してから扱います。
撮影できたことだけを理由に原本を捨てず、提出・保存の方法を先に確かめましょう。
電子ファイルは日付・相手先・金額などで探せる名前や分類にし、保存先の故障や誤削除への備えも用意します。

税務上の保存期間も、書類と立場で変わります。
白色申告の個人事業者は領収書等の書類が5年、法定帳簿が7年です。
青色申告の領収証など現金預金取引等関係書類は原則7年で、前々年分の事業所得・不動産所得の金額が300万円以下の人は5年となる扱いがあります。
消費税の仕入税額控除で保存する請求書等には、別に7年の保存要件が関係します。

法人は、原則として事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年で、青色繰越欠損金などのある一定の年度は10年です。
会社法等の対象書類や起算日も別途関係するため、廃棄する前には会社の保存規程と適用される制度を照合します。
会社員が精算後に持つ控えの扱いも、勤務先の案内に合わせます。

紛失したときは、利用日・店名・金額・支払い方法・注文番号などを整理し、まず発行元へ再発行や利用明細の発行を相談します。
発行できない場合は、カード明細や注文確認メール、利用目的の記録などをそろえて経理担当者へ伝えます。
補足資料で認められる処理は、社内の規程や税務の要件で変わります。

カード会社の明細は支払いを調べる手がかりになりますが、店が発行する適格請求書等とは役割が違います。
仕入税額控除に必要な書類を、その明細だけで代用できると判断せず、発行元の書類と取引の条件を確認します。
自分で作ったメモは、購入内容や紛失経緯の補足として使います。

まとめ

レシートも、購入内容や支払いを確認する大切な資料です。
経費精算では、支払い先・日付・金額・内容と勤務先のルールを確認し、宛名入り書類が必要なときに領収書を依頼します。
インボイスの要件や電子データの保存は、それぞれの制度の条件で確かめ、同じ会計を重複して登録しないように整理しましょう。

参考資料

情報確認日：2026年10月17日。
税務は国税庁、感熱紙の性質はメーカーの資料で確認しました。